Transparent. Strukturiert. Messbar.
PROZESSE
Transparent. Strukturiert. Messbar.
PROZESSE
Die auf dem Geschäftsprozessmanagement-Ansatz basierende strategische Perspektive der iProcess Methodik befasst sich in erster Linie mit der spezifischen Konfiguration der Wertschöpfungskette Ihrer Organisation.
Dabei sind die Entwicklung der Prozesslandkarte Ihres Unternehmens sowie die Ermittlung, Beschreibung und Darstellung der Hauptprozesse in den drei Dimensionen «Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse» entscheidend.
Das Ziel ist es, Klarheit in das prozessorientierte Selbstverständnis Ihrer Organisation zu bringen und Mittel zur Darstellung der strategischen Geschäftsprozessmodelle zu schaffen, welche den Ausgangspunkt der «operativen» Geschäftsprozessmanagement-Perspektive bilden.
Dienstleistung | Aktivität |
---|---|
Modell | Die Abbildung des Geschäftsmodells Ihrer Organisation, welches für die operative Durchführung der Geschäftsprozesse erforderlich ist. |
Orientierung | Die Auswertung des internen Verständnisses von der Prozessorientierung Ihrer Organisation und die Anforderungen des Managementprozesses. |
Ziele | Die Analyse der strategischen Ziele aus der Prozessperspektive. |
Karte | Die Identifizierung der Hauptprozesse der Wertschöpfungskette Ihrer Organisation und deren Darstellung als Prozesslandkarte. |
Analyse | Die detaillierte Erhebung der Geschäftsprozesse Ihrer Organisation durch die Anwendung der „strukturierten Prozesserhebungsmethode (iProcessSPEM)" |
Struktur | Die Entwicklung alternativer Organisationsstrukturen und der Bezug auf Informationen über die Vor- und Nachteile. |
Die auf dem Prozessmanagement-Ansatz basierte „operative" Perspektive der iProcess Methodik knüpft an das „strategische" Prozessmanagement an. Der Fokus liegt auf der detaillierteren Beschreibung und Darstellung der Hauptprozesse, die durch Kaskadierung der zugrunde liegenden Teilprozesse über ihre Elementarprozesse identifiziert worden sind. Diese werden detailliert auf der Ebene der Aktivitäten und Veranstaltungen beschrieben.
Das Ziel ist es, die operativen Prozessmodelle zu entwickeln und damit die Grundlage für das „technische" Prozessmanagement zu schaffen.
Der Fokus der iProcessSPM Beratungsdienstleistungen liegt auf folgenden Aktivitäten:
Die auf dem Prozessmanagement-Ansatz basierte „technische" Perspektive der iProcess Methodik knüpft an das „operative" Prozessmanagement an. Basierend auf den Elementarprozessen, bilden die detaillierte Beschreibung und die Abbildung der ausführbaren technischen Arbeitsabläufe den Schwerpunkt.
Diese werden nach den Prozessmotoren (Workflow) in Übereinstimmung mit der detaillierten Spezifikation beschrieben. Das Ziel ist, technische Prozessmodelle zu entwickeln und damit die Grundlage für die Implementierung der entsprechenden Informationssysteme zu schaffen.
Der Fokus der iProcessTPM Beratungsdienstleistungen liegt auf folgenden Aktivitäten:
Mit der neusten Erhebung zum Reifegrad des Geschäftsprozessmanagements (GPM) wurden 216 Expertinnen und Experten befragt. Dabei wurde der Reifegrad nach Branche und Grösse der Organisation im Detail analysiert. Auf einer 5-stufigen Skala zeigen die Ergebnisse einen übergeordneten Reifegrad der Stufe 2 an. Es sind deutliche Unterschiede zwischen den verschiedenen Branchen, jedoch wenige in Bezug auf die Organisationsgrösse erkennbar.
Das Geschäftsprozessmanagement hat sich in den letzten Jahren rasant entwickelt. Als relativ junge Managementdisziplin rückt es vermehrt in den Fokus von Massnahmen zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit von Organisationen. Geschäftsprozesse stellen eine bedeutende Dimension einer Organisation dar, in der sich mittels Einsatz bestimmter Ressourcen die Leistungsfähigkeit der Organisation manifestiert. Insbesondere die wertschöpfenden Geschäftsprozesse einer Organisation benötigen eine stetige Entwicklung, um einen optimalen Beitrag zu leisten. Zu diesem Zweck ging diese Studie der Frage nach, wie sich der Reifegrad des Geschäftsprozessmanagements im Jahre 2015 zeigt. Dazu haben die Autoren aus dem Geschäftsbereich iProcessResearch der Organisationsberatung iProcess AG aus Luzern in Kooperation mit Vertreterinnen und Vertretern verschiedener Hochschulen das Reifegradmodell iPM3 – iProcess Management Maturity Model – entwickelt. Dieses Modell erhebt den Reifegrad in den Dimensionen Einführungsgrad (welche Massnahmen wurden in welchem Grad eingeführt) und Kontrollgrad (wie stark werden die eingeführten Massnahmen kontrolliert und weiterentwickelt). iPM3 folgt implizit der Annahme, dass die Wirkung von eingeführten Massnahmen mit der Zeit nachlässt, sofern deren Einhaltung nicht stetig kontrolliert wird. Dabei reichen die Stufen von 1, «es besteht ein Bewusstsein für GPM, jedoch wurden keine Kontrollen eingeführt», bis zur Stufe 5, «Richtlinien und Methoden sind standardisiert und institutionalisiert und Kontrollen vollständig etabliert».
Diese Studie fokussiert sich auf die Erhebung des Reifegrades des Geschäftsprozessmanagements in Abhängigkeit der Branche und der Grösse von Organisationen. Dazu wurden 216 Expertinnen und Experten aus der Schweiz, Österreich und Deutschland befragt. Die Befragten verfügten im Durschnitt ca. 20 Jahre Berufserfahrung, davon ca. 9 Jahre Erfahrung mit Geschäftsprozessmanagement. Der grösste Teil der Befragten konnte den Branchen Dienstleistung, Finanzdienstleistung und Grundversorgung zugeordnet werden und stammte zu ungefähr der Hälfte aus Organisationen mit weniger als 1‘000 Mitarbeitenden. Die Ergebnisse weisen einen übergreifend durchschnittlichen Reifegrad von 28% auf; dies entspricht der Stufe 2 (von insgesamt 5 Stufen) des iPM3 Reifegradmodells. Dabei erreicht der Einführungsgrad die Reifegradstufe 2, jedoch erreicht der Kontrollgrad nur die Reifegradstufe 1, weshalb der Gesamtreifegrad aus übergreifender Betrachtung auf der Stufe 2 zu liegen kommt. Die Unterschiede zwischen dem Reifegrad der Dimension Einführungsgrad und Kontrollgrad verdeutlichen den Nachholbedarf des Geschäftsprozessmanagements im Sinne des notwendigen und nachhaltigen Kontrollsystems. So liegt der Fokus mehr auf der Einführung von Massnahmen und weniger auf der Kontrolle und Weiterentwicklung dieser. Diese Erkenntnis findet sich wieder in der Ausgestaltung verschiedenster GPM bezogenen Aus- und Weiterbildungsprogrammen, welche sich beispielsweise stark auf die Modellierung konzentrieren, oder in der Entwicklung von GPM-Software-Systemen, welche häufig erst in der high-end Version über Funktionen zur Real Time Überwachung von Prozessen verfügen. In einer weiteren Analyse zeigt sich, dass Organisationen, die über eine hohe Anzahl Aussenstellen respektive Filialen verfügen, in einem positiven Zusammenhang mit dem Einführungsgrad stehen. Durch den Netzwerkverbund stehen diese Organisationen wohl einem höheren Standardisierungsdruck gegenüber, da unter anderem der Kunde überall die gleichen Dienstleistungen beziehen möchte. Die Analyse der Reifegrade nach Branchen weist ein differenzierteres Bild auf.
Einen überdurchschnittlichen Reifegrad weisen Organisationen der Branchen Immobilien/Handel, Banken und Transport auf. Hingegen haben Organisationen der Branchen Dienstleistungen, Grundversorgung (z.B. Energie, Wasser), Produktion, Technologie und öffentlicher Sektor einen tieferen Reifegrad als der Durchschnitt. Die Branchen Versicherungen und Aus-/Weiterbildung liegen im Durchschnitt. Es lässt sich daraus schliessen, dass Branchen, die sehr humanressourcenintensiv sind, also Wissensorganisationen, einen überdurchschnittlich hohen Reifegrad des GPM aufweisen. Das heisst, diese Organisationen sehen ein hohes Potenzial in der Entwicklung von Massnahmen im Geschäftsprozessmanagement. Hingegen können andere Branchen eher zusätzlich von anders gelagerten Optimierungsmassnahmen profitieren, wie z.B. von der Optimierung eines Maschinenparks. Ebenso ist die Wettbewerbsintensität der Branche mitentscheidend für das Ausmass der GPM Initiativen in einer Branche – ein höherer Druck führt zu mehr Initiative. Dies widerspiegelt z.B. auch den eher tiefen Reifegrad von GPM bei öffentlichen Verwaltungen.
Für die Autoren überraschend interessant scheinen die Ergebnisse der Untersuchung aus der Optik der Organisationsgrösse (Anzahl Mitarbeitende), welche nicht der weitläufigen Vermutung aus der Praxis entsprechen. Die Analyse der gesammelten Daten deckt nämlich auf, dass die Organisationsgrösse nicht in einem positiven Zusammenhang zum Reifegrad des GMP steht. Was bedeutet, dass KMUs über einen ebenso hohen Reifegrad des GPM verfügen wie Weltkonzerne. Es liegt die Vermutung nahe, dass grosse Organisationen über viele Ressourcen verfügen und auch entsprechend viele Ressourcen benötigen, um das GPM zu entwickeln. KMU hingegen können dieses Ressourcendefizit offenbar durch andersartige Massnahmen ausgleichen. Beispielsweise verfügen KMU über flachere Hierarchien, wodurch einerseits Entscheidungswege kürzer werden und andererseits die Umsetzungseffizienz davon profitiert, dass verantwortliche Mitarbeitende über ein höheres Prozess-Know-how verfügen, da sie näher am eigentlichen Lieferobjekt stehen.
Generell zeigen die Ergebnisse dieser fundierten Studie erstmals im Detail auf, dass sich das Geschäftsprozessmanagement – wenn auch nur langsam – in der Entwicklung befindet. Ebenso existieren Unterschiede zwischen Branchen, jedoch wenige Unterschiede zwischen Grossunternehmen und KMU.
To better understand the modern business discipline of process management it is necessary to return to the early 1990s when Henry Johansson's term business process re-engineer-ing (BPR) was first in vogue. Sometime later, Michael Hammer and James Champy redefined BPR as a fundamental rethink and radical redesign of business processes to achieve dramatic improvements in important metrics such as cost, quality, service and cycle time. By the mid-1990's, BPR gained the reputation of being a nice way of saying downsizing. According to Hammer and Champy, the lack of sustained management commitment and leadership, unrealistic scope and expectations, and resistance to change, prompted management to abandon the concept of BPR.
In contrast, business process optimization (BPO), where only more effective or more efficient individual business processes should be designed, provides the foundation for BPR from the point of view of internal business (process) analysis. The aim of BPO typically lies in the reduction of processing time and the avoidance of work redundancy. Accordingly it should be applied to all business processes throughout the organisations' value chain so that it has a positive impact on both the intra- and inter-organisational work-flows. While business process optimization has the appearance of an operational activity, this alignment with the organisational value chain implies a strategic emphasis.
As one essential phase of strategy development, BPR entails a radical rethink of an organization's value chain resulting in the core, supporting and management processes being subjected to a business process optimisation exercise. Generally all of these activities are focused on business processes that have a high added-value potential for the organisation and that will be particularly derived from core processes and their underlying core competencies. The business disciplines of Knowledge Management and Information Management, in conjunction with relevant information systems models and associated information technology solutions for process support, are used extensively here.
At the moment, within business organisations in the German-speaking region of Europe (in particular Germany, Austria and Switzerland) there is a degree of hype surrounding Business Process Management (BPM). Even so, there are a number of familiar organisations, in various industries and in many places, where implementation projects of one form or another are underway. With these observations in mind, an empirical study was structured to address a number of different aspects – applications in use, level of maturity, realised benefits, and possible outsourcing opportunities – in relation to BPM.
Earlier it was suggested that implementation of a well designed balanced scorecard was critical in understanding progress toward achieving an organisation's strategic objectives. The first task in building an effective balanced scorecard is to define strategic objectives, establish initiatives and construct targets across the four perspectives although, in this context, most emphasis is placed on the internal business processes perspective. Then, to measure and monitor it is necessary to develop metrics for performance against each of the targets. These will become the KPIs on which the effective implementation of BPM will progress.
Every KPI, whether it is used to simply clarify the current position, guide the implementation of BPM, check the effectiveness of BPM or track changes in the image of the future, will affect actions and decisions. Choosing the right KPIs is critical to success but the road to good indicators is littered with pitfalls. Many seem right and are easy to measure but have subtle, counterproductive consequences. Others are more difficult to measure but focus the organization on those decisions and actions that are critical to success. In this setting, the task at hand is to consider ways of assessing performance in a way that will enable an organisation to assess its BPM policies and practices.
The KPIs developed for evaluating BPM may be either qualitative or quantitative. Qualitative measures are typically judgment based and are often used when the item to be measured or the attribute of interest does not lend itself to precise or quantifiable measurement. Indeed, they provide an awareness of what is happening in the sense of the direction, rather than the speed, of change. Quantitative measures, on the other hand, are used to measure the rate of change and are usually integer-based with two further divisions: financial and non-financial.
An effective performance measurement system includes critical success factors, a mix of financial and non-financial information, and a balance between different views. What is more, effective performance measures are dynamic and, as such, they will not be appropriate in every situation and will be subject to change at any time. At all times, however, they will be congruent with organisational objectives, easily understood by all employees and promote intended behavior within the organisation.
This will require the development of extensive quantitative, mainly operational and financial, and qualitative measurements in support of BPM. A quantitative approach to measurement promises a more sustainable information base compared to a qualitative one. If, for whatever reason, a quantitative assessment is not a realistic option, a qualitative approach to performance measurement is a better option than no measurement at all.
Historically, performance indicators fall into conceptually different categories. There are those that examine the results of a particular objective and others that measure management of the means or determinants to competitive success. The mix of factors used to gain a competitive advantage will vary, often significantly, among organisations. As a consequence, while indicators of outcomes may be similar, those of determinants almost certainly will not.
Clearly there is no unique solution to this issue. Uniqueness only arises in the need to have an assessable strategy and this doesn't appear in an instant. Its development is progressive and represents a fundamental paradigm shift from the traditional operational approach to a more strategic involvement in BPM. This makes it impossible to design a completely generic system for measuring the performance of an organisation's BPM practices. Indeed, a custom solution is needed for almost every organisation.
The KPIs, which form the basis of the control system for the effective implementation of BPM, need to measure current performance and guide the organisation toward its changing image of the future. To do this effectively a system should include four compulsory elements before control may be fully established. These elements are a predetermined set of targets, a means of measuring current activity, a means of comparing current activity with each target, and a means of correcting deviations from the targets.
These targets may be scientifically calculated or set arbitrarily using reasonable or totally unreasonable expectations, good or bad. The control system merely provides a means by which activity is directed toward their achievement. In general, the predetermined criteria should be stated explicitly and for this reason quantitative statements are preferred although not absolutely necessary. It is generally considered that uniform and consistent measurement of targets are important for effective management. So it seems that BPM, and particularly its performance measurement dimension, is now recognizsed by most organisations as an important operational task. For management accountants, this situation raises the thorny issue of how to account for its management. They need to establish a set of KPIs that assess their organisation's performance in implementing BPM.
In doing so, they should resist the temptation to focus only on what is easily measurable, which generally is the efficiency dimension. Rather, they should focus on measuring outcomes that meet real organisational needs, which are more likely to represent BPM effectiveness rather than efficiency. While numerous performance indicators may be developed, each is only useful if it allows managers to evaluate ongoing performance. As such, it is considered necessary that senior managers, who have a comprehensive picture of the organisation's vision and priorities, are involved in developing KPIs.
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